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Por que a maioria das estruturas empaca em uma pequena empresa
As estruturas clássicas pedem longas listas de critérios, grades ponderadas e uma reunião para preenchê-las. Em uma oficina com um escritório e três caminhões, essa reunião raramente acontece. A decisão ainda é tomada, geralmente em uma troca de mensagens ou em um estacionamento, e o raciocínio se perde até sexta-feira.
Uma estrutura que funcione aqui precisa ser curta o suficiente para ser usada toda semana, clara o suficiente para que um líder de equipe possa segui-la e rigorosa o suficiente para que uma decisão não se perca silenciosamente.
Passo 1. Escreva a decisão como uma frase
Comece com o que precisa ser decidido, não com o problema em geral. Retornar a chamada para as seis cotações com mais de dez dias é uma decisão. Cotações estão lentas é uma reclamação. Uma frase com um verbo força a clareza e facilita encontrar o registro mais tarde.
Passo 2. Avalie oportunidade, risco e esforço de 1 a 3
Oportunidade é o que a decisão pode ganhar. Risco é o que custa se algo der errado ou for deixado de lado. Esforço é o que é preciso para realizar. Três níveis são suficientes. Baixo, médio e alto são fáceis de concordar e difíceis de discutir por muito tempo.
As três avaliações se combinam em uma pontuação com uma fórmula publicada, para que qualquer um possa ver como um número foi alcançado. A pontuação é para classificação, não para precisão. Quando dez decisões estão abertas, uma lista classificada encerra o debate sobre por onde começar.
Passo 3. Nomeie um responsável e uma data de vencimento
Um nome, nunca uma equipe. Quando duas pessoas compartilham uma decisão, cada uma pode razoavelmente assumir que a outra a tem. O proprietário não precisa fazer todo o trabalho. Ele responde se aconteceu. A data de vencimento transforma a intenção em um compromisso que pode ser verificado.
Passo 4. Feche-a somente quando o resultado for verificado
Concluir uma tarefa não é o mesmo que obter o resultado. Um registro permanece aberto até que alguém verifique o que realmente aconteceu e o anote. As cotações foram ligadas? Alguma se transformou em trabalho? A diferença entre a pontuação e o resultado é a lição para a próxima decisão do mesmo tipo.
Uma rotina de dez minutos na segunda-feira
Liste o que está aberto. Pontue o que for novo. Veja os três primeiros e confirme que cada um tem um responsável e uma data. Verifique o que venceu na semana passada e feche o que foi verificado. Essa é toda a rotina, e é a mesma em uma oficina de duas pessoas ou em um negócio com várias equipes.
O seguinte é uma ilustração genérica, não um cliente. Um proprietário de paisagismo começa a semana com quatro itens. Cotações antigas pontuam mais alto porque a oportunidade é alta e o esforço é baixo. Um cortador de grama quebrado pontua em segundo porque o risco ocorre esta semana. Ambos recebem um responsável e uma data antes que o primeiro caminhão saia.
Experimente em suas próprias decisões
Você pode usar esta estrutura no papel. A Leitura North Star a percorre com uma de suas decisões reais, e o portal do cliente mantém as pontuações, responsáveis, datas e verificações em um só lugar, em inglês ou espanhol.